Cajas de Seguridad

Use esta guía para mantener actualizado el inventario de las cajas de seguridad que existen y adminístrelas por sucursal y por tipo.        Use la opción 100 del menú para estas actividades.

Al seleccionar esta opción, se le mostrara una relación de todas las cajas existentes.    Aquí podrá ver su código, una descripción particular, el tipo, la sucursal, el monto que se debita a los clientes por su uso y el estado.    Esta opción le permitirá hacer búsqueda por código, descripción, tipo, sucursal y estado.

Registre/Modifique Cajas de Seguridad

Para registrar una nueva caja, siga los pasos siguientes:

1. Presione el botón de “Agregar” o  F6 en la primera pantalla que se muestra al seleccionar la opción 100 en el menú.
2. El sistema le mostrara los siguientes campos para que los complete:

• Código de la Caja:   ID particular que identifica físicamente a la caja.
• Sucursal y Departamento al que pertenece la caja.
• Una descripción ampliada para agregar cualquier información que pueda ayudar para identificarla.
• El tipo de caja.   Este dato se refiere a los tipos creados en la opción 601 de Tipos de cajas.   Al seleccionar este tipo, el sistema traerá automáticamente el monto que se carga a los clientes por este tipo de caja.    Este monto se mostrará automáticamente al presionar ENTER o al seleccionar el tipo después de presionar F4 en este campo.
• El estado del registro.    Cuando este  creado una caja sistema no le permitirá actualizar este campo.    Los estados posibles son los siguientes:

A = Caja activa y que permite ser asignada a los clientes.

I = Inactiva.  No puede ser asignada a los clientes.

S = Solicitud de Asignación a Cliente

G= Asignada a un Cliente.

 Tip:  Observe que cuando usted cree una nueva caja de seguridad tendrá que asignarle el código físico que la identifica.   Este código es creado a criterio del usuario o basado en estándares de políticas internas.    Además de ese código, el sistema asignara automáticamente un codigo o numero de manejo interno del sistema.   Este código es un numero secuencial, consecutivo y general para todas las sucursales.   

3. Para modificar cajas de seguridad, búsquela usando los filtros disponibles en la parte de arriba de la pantalla, luego mueva el cursor encima de la que le interese y presione ENTER.   El sistema le mostrará los datos referentes a la caja seleccionada y le permitirá modificarlos.

4. Cuando seleccione una caja para modificar, tendrá disponible varios botones:

• “Opciones”  o F2:   Para ver más opciones disponible para esta caja. Las opciones son:
• Comentarios:   Para registrar comentarios adicionales a esta caja.   Estos comentarios serian respecto a situaciones del inventario que afecten un  caja, o cualquier otra informacion que se requiera registrar sobre una caja en particular.
• Clientes Asignados:   Para ver el cliente que tiene asignada la caja.
• Histórico de transacciones:   Para ver los cambios históricos de la caja.

Tip:  Observe que en la opción de asignación de caja a los clientes podrá agregar comentarios a esta misma caja pero con referencia a la asignación del cliente en cuestión.

El Módulo de cajas de seguridad es un módulo que se utiliza para administrar el inventario de cajas de seguridad y la asignacion o renta de estas a los clientes.    Este inventario se puede administrar por sucursal y permite conocer los clientes con cajas asignadas, así como la cantidad de cajas asignadas por cliente y las disponibles.    Como función importante de este módulo, se permitira vincular la cuenta o las cuentas a las cuales se le debitara periódicamente el monto a pagar por tipo de caja.

Una vez tenga registrado el inventario de todas las cajas existentes, usted puede administrar las asignaciones a los clientes siguiendo los siguientes pasos:                                                                                      

1. Vaya a la opción 105 del menú “CJS”.
2. Al seleccionar la opción, vendrá una pantalla para que busque y seleccione el cliente con el que va a trabajar.
3. Una vez seleccionado el cliente, se mostrará una pantalla donde vera la todas las cajas de seguridad que tiene asignada este cliente.     Si el cliente no tiene ninguna caja asignada, esta pantalla vendrá en blanco.

En esta pantalla tendrá las siguientes opciones para seleccionar los registros en pantalla:

• S  = Para consultar los datos de esta caja y la asignación.    Aquí tendrá valido un botón de más opciones y ahí podrá ver los registros históricos de esta caja y podrá registrar comentarios.
• 2 = Para modificar los datos generales.    Esta opción solo le permitirá modificar el comentario.      En esta opción se podrá también, usando el botón de “Opciones”, vincularles cuentas de ahorros para debitarlas por el pago, agregarles comentarios.

Tips: Observe que si la asignación de la caja se encuentra en estado “A” el sistema no le permitirá modificar ningún dato.

4  =  Use esta opción para borrar registros en estado “S”, que aún no han sido aprobados.    El sistema va a ignorar la selección con “4” de los registros ya aprobado en estado “A” y los cancelados en estado “C”.

    A = Use esta opción para aprobar las cajas de seguridad.   Esta opción va a validar que la caja tenga una cuenta asignada para debitarla y que esta tenga el balance disponible para ello.    Si la cuenta a debitar no tuviera balance disponible suficiente, le presentara una pantalla para solicitar autorización.   Una vez aprobada la solicitud de autorizacion,  solo debe reperitir el paso de Aprobacion y luego digitar el numero de autorizacion.

C = Esta opción le va a permitir cancela la suscripción de la caja asignada a un cliente.   El sistema mantendrá esta caja en el histórico del cliente.

Asigne Cajas de Seguridad a Clientes

Si quiere asignar una caja de seguridad nueva a un cliente presione el botón “Agregar” o F6 y siga los siguientes pasos:

1. Se mostrará una pantalla que le mostrara las cajas de seguridad que están disponibles, según el inventario.
2. Busque y selecciones la caja deseada.
3. Luego de seleccionada, se mostrará una próxima pantalla para digitar los siguientes datos:
4. Se mostrará  los datos generales de la caja asignada.
   • El sistema calculara automáticamente la fecha de vencimiento del contrato.
   • También se mostrará el monto a pagar anual por la caja.
   • Podrá digitar algún comentario adicional para cualquier ayuda con relación a la caja de este cliente.
   • Para registrar la caja, presione el botón de “Confirmar” o F10.
5. Luego vendrá una ventana para registrar más información de la caja.
   • En la siguiente ventana, seleccione la opción “Cuentas para cobro” para registrar ahí la cuenta a la que se le debitara el monto a pagar.  
   • Cuando seleccione esta opción.  Se mostrará una pantalla con las cuentas ya vinculadas.   
   • Para agregar más cuentas, presione el botón “Agregar” o F6 y se le mostrara una ventana con las cuentas de este cliente.   Para vincularlas, basta con seleccionar la cuenta moviendo el  en cursor encima de la cuenta y presionar ENTER.
   • También podrá registrar comentarios a esta asignación.
   • Podrá registrar clientes vinculados.  Este proceso es igual al que se sigue para agregar clientes a una cuenta de ahorros.

Tip: Observe que el Sistema automáticamente creara la vinculación del cliente principal con el que se está trabajando.   Este cliente quedara registrado cuando se apruebe la caja de seguridad.

Cree Tipos de Cajas de Seguridad

Registre a través de parámetros los tipos de caja de seguridad que desee y asígneles a ellas el monto a cargar periódicamente a los clientes.      Para crear los tipos de caja, siga los siguientes pasos:

1 Vaya a la opción 601 del menú “CJS”.
Al seleccionar la opción, el sistema le mostrara una relación de los tipos de cajas existentes, mostrando un código, una descripción y el monto a cobrar por cada tipo.

2 Para crear una caja de seguridad haga lo siguiente:

1. Presione el botón de agregar o F6 en la primera pantalla que se muestra en esta opción.
2. Se le mostrara una pantalla para registrar los datos siguientes:

1. Código de la Caja:  Seleccionar uno en la secuencia apropiada. (campo libre)
   • Descripción Larga: Para registrar un nombre adecuado al tipo.
   • Descripción Corta: Para registrar un nombre corto.
   • Monto a Cobrar: Este será el monto que se cargará a los clientes a los que se le asigne cajas de este tipo.
   • Estado:  Activar o Desactivar Los tipos.